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淺談在招標(biāo)投標(biāo)各個(gè)環(huán)節(jié)中招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)提高服務(wù)質(zhì)量、打造自身形象的重要性

江蘇省設(shè)備成套有限公司 陳育紅

  我國的招標(biāo)投標(biāo)行業(yè)雖然是一個(gè)尚在逐步完善階段的新興行業(yè)，從事這一行業(yè)的人員越來越多，但由于目前電子招標(biāo)投標(biāo)的進(jìn)一步推行，已經(jīng)形成一整套的行之有效的機(jī)制，在其中：招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、招標(biāo)監(jiān)管機(jī)構(gòu)、投標(biāo)人、公證處、評標(biāo)專家、造價(jià)管理處、住建委、公共資源交易中心、各種軟件維護(hù)機(jī)構(gòu)、招投標(biāo)信息發(fā)布媒體等組成了每個(gè)項(xiàng)目的基本環(huán)節(jié)和因素。每個(gè)項(xiàng)目每個(gè)環(huán)節(jié)如果出了問題，都會(huì)影響到最終的結(jié)果。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)要把這些環(huán)節(jié)有效地串聯(lián)起來，組織好每個(gè)環(huán)節(jié)的進(jìn)行。

  招標(biāo)人的主要風(fēng)險(xiǎn)在于沒有選擇到適合的招標(biāo)代理團(tuán)隊(duì)，直接會(huì)影響到項(xiàng)目的工期、項(xiàng)目隊(duì)伍的選擇。目前，對于招標(biāo)人對于招標(biāo)代理團(tuán)隊(duì)的選擇有采用網(wǎng)上抽簽的方式，比選的方式和招投標(biāo)的方式。一般在公共資源交易中心中，設(shè)立招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)庫是較為普遍的現(xiàn)象。但如果只能采用抽簽方式選取招標(biāo)代理服務(wù)的項(xiàng)目也即同時(shí)剝奪了招標(biāo)人自行選擇的權(quán)利。

  而招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的主要風(fēng)險(xiǎn)在于作為服務(wù)方，招標(biāo)項(xiàng)目的獲取和招標(biāo)項(xiàng)目完成的質(zhì)量都會(huì)構(gòu)成影響到招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)生存與發(fā)展的主要風(fēng)險(xiǎn)。隨著國家關(guān)于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)選擇與收費(fèi)方式及收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的種種規(guī)定出臺(tái)，都對招標(biāo)項(xiàng)目的獲取有著關(guān)鍵性的影響，如何適應(yīng)這種形勢的發(fā)展，是當(dāng)前所有的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)面臨的首要問題。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)不僅要完善自身的各項(xiàng)軟硬件配置，還要努力提高自己對外的形象，增強(qiáng)自身的企業(yè)信用體系建設(shè)，打造單位和個(gè)人的誠信“品牌“，加入到各級招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)庫中，增加自己被挑選的機(jī)會(huì)，并且主動(dòng)出擊，在被選三選中后能讓招標(biāo)人選擇自己。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在被選中之前經(jīng)常也會(huì)作為投標(biāo)人接受招標(biāo)人的挑選。這時(shí)就是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)根據(jù)項(xiàng)目展現(xiàn)自身服務(wù)能力的環(huán)節(jié)，不管是代理項(xiàng)目的業(yè)績，代理人員的組成、收費(fèi)價(jià)格確定方式的提交，都會(huì)構(gòu)成接受挑選的重要因素。

在招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)被選中之后，上述各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都會(huì)由招標(biāo)代理的服務(wù)工作進(jìn)行有效的串聯(lián)，直至最后確定中標(biāo)人，訂立合同。所以招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量尤其重要，與各方聯(lián)系的及時(shí)性、有效性，招標(biāo)文件的編制和審核、軟件平臺(tái)的操作使用、投標(biāo)人的質(zhì)疑和解答、操作平臺(tái)系統(tǒng)上出現(xiàn)的新問題和新情況，對法律法規(guī)和地方性各項(xiàng)規(guī)定的理解和執(zhí)行等等都會(huì)影響到一個(gè)項(xiàng)目的服務(wù)質(zhì)量。由此造成我們俗稱的信用問題，現(xiàn)在南京市的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)會(huì)有每個(gè)月的場內(nèi)招標(biāo)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)完成質(zhì)量的評估和評分，直接影響到企業(yè)的信用等級，也是促成招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)人員在各個(gè)程序的提交時(shí)更加的謹(jǐn)慎和仔細(xì)。

  在招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)提交文件的各個(gè)環(huán)節(jié)由招標(biāo)監(jiān)管機(jī)構(gòu)進(jìn)行審核，通常對于有著較好信譽(yù)的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，對于法律法規(guī)和地方性各項(xiàng)規(guī)定的理解和執(zhí)行非常到位，各項(xiàng)程序非常熟悉，招標(biāo)監(jiān)管機(jī)構(gòu)核查通過的概率非常之高，這也會(huì)是一個(gè)良性循環(huán)的開始。

對于較好的招標(biāo)標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，招標(biāo)投標(biāo)的各個(gè)環(huán)節(jié)都是招標(biāo)標(biāo)代理機(jī)構(gòu)打造和展示自身形象的一個(gè)良好的契機(jī)，不斷地積累各方對自身的能力和信用的肯定，為自己加分。在這些環(huán)節(jié)中尤為重要的幾點(diǎn)在于：

  一、更好地理解招標(biāo)人的意圖，制定好整體招標(biāo)發(fā)包方案，具有可執(zhí)行性，并在各個(gè)環(huán)節(jié)中充分與招標(biāo)人溝通，讓招標(biāo)人參與到每個(gè)決策過程，配合好整體的招投標(biāo)項(xiàng)目的開展。招標(biāo)人會(huì)組織一些類似于交底的會(huì)議，表達(dá)自己的招標(biāo)意圖，要積極地參與，理解并體現(xiàn)到招標(biāo)文件中。特別是招標(biāo)文件中合同條款的擬定，更是對招標(biāo)人意圖的一個(gè)詮釋，是中標(biāo)人獲得項(xiàng)目后與招標(biāo)人的一個(gè)約定。一般，招標(biāo)人對合同的相關(guān)條款也會(huì)有自己的思路，而招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)會(huì)先提供一個(gè)大概的架構(gòu)，以供招標(biāo)人參考和修正。這個(gè)環(huán)節(jié)做好了，對以后的招標(biāo)人實(shí)施項(xiàng)目的過程非常重要，也會(huì)讓招標(biāo)人認(rèn)識到前期招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)工作的質(zhì)量和意義。加深對招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的印象，促進(jìn)將來進(jìn)一步的合作。

  二、加強(qiáng)對法律法規(guī)和地方性規(guī)定的理解和執(zhí)行，應(yīng)組織定時(shí)的學(xué)習(xí)和對最新文件的收集和整理、傳達(dá)和應(yīng)用。招投標(biāo)法規(guī)自身也有一個(gè)逐步完善、逐步推行的過程。進(jìn)年來，隨著蘇建規(guī)字4號文的推行和使用，江蘇省又出臺(tái)了蘇建招〔2015〕6號文等進(jìn)一步理解和推行4號文的相關(guān)文件。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)作為執(zhí)行方，在做招投標(biāo)業(yè)務(wù)的同時(shí)，也要不斷地學(xué)習(xí)理解新的規(guī)定，才能更好地適應(yīng)新的要求。

  三、加強(qiáng)對軟件制作工具及平臺(tái)的使用效率，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)由于軟件系統(tǒng)的問題而造成的問題。每次新的系統(tǒng)使用前，軟件公司或平臺(tái)會(huì)組織培訓(xùn)，需要更好地理解和把握新系統(tǒng)的使用。目前由于軟件之間的不兼容性，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些系統(tǒng)性的錯(cuò)誤，會(huì)耽誤到文件的生成和提交，需要招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)與軟件工具平臺(tái)更充分地聯(lián)系和溝通，提高效率。

四、對投標(biāo)人的質(zhì)疑解答，每個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目在開標(biāo)前都有答疑環(huán)節(jié)，也即是一個(gè)投標(biāo)人發(fā)現(xiàn)問題，招標(biāo)人解決問題的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。各方的思路不同，看問題的重點(diǎn)和角度的不同會(huì)引起對招標(biāo)文件中相關(guān)問題的質(zhì)疑，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)在次環(huán)節(jié)中重視投標(biāo)人的提問，與招標(biāo)人共同解答好投標(biāo)人的各類問題，為開評標(biāo)掃清障礙。

  五、開評標(biāo)環(huán)節(jié)的組織和參與。因開評標(biāo)環(huán)節(jié)各方人員參與，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)是組織者，也是重要的參與者，開標(biāo)前的組織和聯(lián)系，開標(biāo)時(shí)的服務(wù)與遇到突發(fā)事件的處理，開標(biāo)后的中標(biāo)公示等環(huán)節(jié)都需要認(rèn)真仔細(xì)地籌備和解決。開標(biāo)時(shí)最常遇到的是軟件系統(tǒng)的問題，因?yàn)橥稑?biāo)人上傳或遠(yuǎn)程解密發(fā)生的影響到投標(biāo)人資料無法在開標(biāo)時(shí)順利解密的問題，需要招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)與公證處、公共資源交易中心平臺(tái)、招標(biāo)監(jiān)管、軟件制作開發(fā)方以及投標(biāo)人的互動(dòng)與合理合規(guī)的解決問題。評標(biāo)過程會(huì)由評標(biāo)專家來完成，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在過程中也要做好相應(yīng)的服務(wù)工作，因目前評標(biāo)專家也是來自各行各業(yè)，對電子評標(biāo)的系統(tǒng)使用和評標(biāo)過程中對招標(biāo)文件的理解時(shí)間緊，做出準(zhǔn)確的判斷需要集中注意力。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)要及時(shí)解決專家的系統(tǒng)操控等問題，方能讓評標(biāo)環(huán)節(jié)有條不紊地進(jìn)行。

  六、中標(biāo)人確定好，積極促成招投標(biāo)雙方的合同約談和簽訂。通知好中標(biāo)人進(jìn)行各項(xiàng)關(guān)于打印中標(biāo)通知書等事務(wù)的辦理，送交招標(biāo)人的蓋章確認(rèn)，與招標(biāo)人的合同簽訂的各項(xiàng)事宜等的完成，都需要招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)積極的推動(dòng)。

  七、因?yàn)殡娮诱袠?biāo)投標(biāo)地推行，紙質(zhì)文件越來越少，不管是招標(biāo)文件初稿的擬定和確認(rèn)修改到最后投標(biāo)文件的上傳等環(huán)節(jié)都是通過電子工具來實(shí)現(xiàn)，體現(xiàn)國家的環(huán)保前瞻性。包括在開標(biāo)現(xiàn)場的紙質(zhì)文件提交也已經(jīng)逐步取消，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在處理各個(gè)招標(biāo)投標(biāo)環(huán)節(jié)的工作時(shí)也逐步實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，要注意電子文件的積累和保存，每個(gè)項(xiàng)目都是一個(gè)獨(dú)立的個(gè)體，會(huì)有不同經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，對下一次招投標(biāo)項(xiàng)目的進(jìn)行都會(huì)有不同的借鑒意義。

  只有在各個(gè)環(huán)節(jié)中一絲不茍，認(rèn)真完成，才能在項(xiàng)目的運(yùn)行和結(jié)束過程中獲得各方的認(rèn)同，為下一次的項(xiàng)目的獲取和開展積累有效地信用“品牌”，使得招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)獲得更好地發(fā)展機(jī)遇。